Diarpus Kukar Dorong Pemusnahan Arsip di OPD untuk Tertib Administrasi

Samarinda.inews.id - Kutai Kartanegara– Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menyoroti rendahnya kesadaran Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kukar dalam melaksanakan pemusnahan arsip. Dari total 59 OPD, hanya lima yang telah melakukan pemusnahan arsip sesuai ketentuan.

Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, Varia Fadilah, menyebutkan bahwa pemusnahan arsip adalah bagian penting dari penyusutan arsip untuk mencegah penumpukan dokumen yang tidak relevan.

Baca Juga

Setelah Tujuh Tahun Buron, Mantan Anggota DPRD Kukar Terpidana Korupsi Akhirnya Ditangkap

“Hingga saat ini, dari 59 OPD se-Kukar, baru lima yang melaksanakan pemusnahan arsip. Padahal, ini langkah penting untuk menjaga tertib administrasi dan mengoptimalkan ruang penyimpanan,” kata Varia, Sabtu (16/11/2024).

Varia mencontohkan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kukar sebagai OPD yang berhasil melaksanakan pemusnahan arsip dengan baik. Bappeda bahkan meraih predikat A dalam penilaian tertib kearsipan, menjadikannya teladan bagi OPD lain.

“Bappeda Kukar sudah tertib dalam mengelola arsip. Mereka bisa menjadi contoh bagi OPD lain dalam menerapkan pemusnahan arsip yang sesuai aturan,” tambahnya.

Baca Juga

Normalisasi Sungai Belayan Jadi Fokus Utama Kecamatan Kembang Janggut

Untuk meningkatkan kesadaran, Diarpus Kukar telah mengadakan magang kearsipan bagi pegawai di kecamatan seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai. Program ini bertujuan untuk memberikan pemahaman praktis tentang pentingnya pemusnahan arsip.

Namun, Varia mengakui bahwa kendala utama terletak pada kurangnya tenaga arsiparis atau SDM terlatih di bidang kearsipan. Diarpus Kukar terus memberikan pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) untuk meningkatkan kompetensi pegawai.

“Kendala utama adalah minimnya arsiparis atau SDM terlatih di OPD. Karena itu, kami terus mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan pegawai,” jelasnya.

Baca Juga

Camat Samboja Barat Optimis Pembangunan Kantor Kecamatan Baru Rampung Tepat Waktu

Diarpus Kukar juga mengidentifikasi beberapa metode pemusnahan arsip yang dapat diterapkan. Metode pertama adalah penghancuran menggunakan mesin penghancur dokumen, yang hasilnya dapat didaur ulang melalui Bank Sampah.

“Arsip seperti surat undangan dan Surat Perintah Kerja (SPL) yang sudah berusia lebih dari 10 tahun dapat dihancurkan menggunakan mesin penghancur, kemudian limbahnya disetor ke Bank Sampah,” kata Varia.

Metode kedua adalah menyimpan arsip di record center masing-masing OPD, sementara metode ketiga adalah menyerahkan arsip yang tidak relevan ke gudang arsip Diarpus Kukar untuk penyimpanan jangka panjang.

Baca Juga

Tahun 2024, Pemerintah Kota Bangun Darat Fokus Bangun Jalan dan Kantor Kecamatan

“Kami berharap, OPD yang belum melaksanakan pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya agar tidak ada lagi penumpukan yang mengganggu kelancaran administrasi,” ujarnya.

Melalui pemusnahan arsip yang terencana, Diarpus Kukar optimis pengelolaan arsip akan menjadi lebih efisien, sehingga mempermudah akses dokumen ketika dibutuhkan. Langkah ini juga mendukung tata kelola pemerintahan yang lebih baik dan tertib administrasi di Kabupaten Kutai Kartanegara.

Editor : Maskaryadiansyah